Foto: Joachim Persson / Rejophoto. Se fler vackra bilder från Bromölla här
Bromölla kommun använder sedan snart två år tillbaka Infracontrol Online för att förenkla och förbättra hanteringen av ärenden inom sin tekniska förvaltning. Tjänsten gör det enkelt för medborgarna att rapportera fel samtidigt som tid frigörs för kommunens handläggare genom att ärendena skickas direkt till kommunens driftentreprenör PEAB. Resultatet har blivit bättre kontroll över alla pågående ärenden samt en snabbare och bättre service till invånare, företag och besökare.
Anders Wanstadius, Verksamhetschef Tillväxt & Utveckling i Bromölla kommun, berättar att man i början av 2015 stod inför en utmaning:
– Vi hade inget system eller några riktigt bra rutiner för att hantera felanmälningar som kom in till kommunen. Det var svårt att få överblick, dokumentera och att ge en bra återkoppling till medborgarna. Vi behövde en lösning som var lätt att föra in i verksamheten och som var enkel att använda för alla. Valet föll på Infracontrol som också gjorde det möjligt att automatiskt förmedla felanmälningarna till vår driftentreprenör.
Flera vägar in skapar delaktighet
Anders Wanstadius berättar att man var fundersamma vid införandet av Infracontrol i kommunen:
-Vi var lite oroliga för hur det skulle tas emot av medborgarna. Tidigare har man ju varit van vid att kunna vända sig direkt till kommunens medarbetare. Nu skulle man istället använda formulär på hemsidan och den nya appen, och även om det är enkelt så kan det kännas främmande för en del.
Därför behöll man möjligheten att ringa in, genom att personalen i kommunens växel kunde ta emot och registrera felanmälningar i Infracontrol Online, berättar Anders Wanstadius. Samtidigt genomförde en kampanj för att upplysa medborgarna om de nya möjligheterna och skapa mer delaktighet:
– Vi delade bland annat ut isskrapor med texten ”Funkar inte gatu-belysningen? Potthål i gatan? Trasigt lekredskap?” och information om hur man gör för att anmäla fel. Samtidigt annonserade vi i lokaltidningar och på kommunens Facebooksida.
Full koll från felanmälan till åtgärd
Ett registrerat ärende innehåller all nödvändig information för både kommunen och för den som ska genomföra åtgärden.
– Felanmälningarna som vi får in skickas direkt till vår driftentreprenör PEAB, utan att gå via kommunen, berättar Anders Wanstadius. Det har fungerat väldigt bra. Killarna och tjejerna som arbetar ute i fält ser ärendena i sina smartphones och kan utföra åtgärder och rapportera dessa direkt.
Anders Wanstadius säger att om det uppstår frågor om ett ärende vänder sig PEAB till kommunens handläggare för att diskutera hur man ska göra. Med detta arbetssätt frigörs mycket tid för kommunens handläggare. Tid som man istället kan lägga på att ge bättre service till invånarna.
Åtkomst till allt – överallt
Infracontrol Online används idag av kommuner och andra anläggningsägare för att få kontroll över samhällets infrastruktur. Därför är det är viktigt att tjänsten kan hanteras enkelt oavsett var man är, så som PEAB gör i Bromölla.
– Med den app som ingår i tjänsten får man tillgång till alla viktiga funktioner, från ärendelistor och kartor till möjligheten att skapa och redigera ärenden, berättar Niklas Lennerstad, projektledare på Infracontrol. När kommunens personal eller driftentreprenören själv upptäcker ett fel kan de t.ex. skapa ett ärende direkt på plats, med korrekt adress och ett foto.
Han berättar vidare att driftentreprenören t.ex. sedan kan dokumentera den felavhjälpande åtgärden när den slutförts genom att ta ett foto när arbetet är klart och bifoga den till ärendet. På det sättet får man en fullständig dokumentation över varje synpunkt eller felanmälan, från att den anmäls tills den är åtgärdad och avslutad.
Ladda ned PDF
