Ärendehantering

Med Infracontrol Online samlas tekniska driftlarm, felanmälningar och synpunkter till överskådliga ärenden som förenklar drift- och underhållsarbetet och förbättrar servicen till invånare, företag och besökare. Alla ärenden distribueras snabbt och enkelt via SMS eller e-post till rätt person för åtgärd.

Varje åtgärd bevakas och varje händelse loggas för uppföljning. Statistiken används för analys, uppföljning och kvalitetssäkring av drift- och underhållsarbetet.

Med Infracontrol Onlines mobilapp (som finns för iOS, Android och Windows Phone) är det enkelt att rapportera de åtgärder som utförs direkt på plats. Det gör att till exempel kommunens kontaktcenter alltid har kontroll över vad som händer så att man kan lämna bättre information om pågående ärenden.

Infracontrol Online innehåller enkla och överskådliga funktioner för att följa upp och analysera hur varje enskilt ärende hanterats. Samtidigt skapas en värdefull kunskapsdatabas som kan ligga till grund för kommande budgetering och upphandling av drift- och underhållsavtal.

Nåbart över allt

Ansvariga för samhällets infrastruktur får snabbt information om något inte fungerar som det ska och har full kontroll över att felen åtgärdas innan störningar uppstår.

Effektivare drift och underhåll

Drift- och underhållspersonalen får tydlig information om vad som ska åtgärdas och kan därmed enklare prioritera och effektivisera sitt arbete

Kvalitetssäkring

Drift och underhåll av samhällets infrastruktur är ofta utlagd på entreprenad. Stat och kommun har därför ett stort behov av att kvalitetssäkra servicen till invånare, företag och besökare.

Full kontroll

1. Ett fel uppstår

Felanmälan
En invånare gör en felanmälan via en app, i ett formulär på kommunens hemsida eller Facebooksida, eller genom att ringa till kommunen där en handläggare registrerar felet.

Tekniska driftlarm
Alla tekniska system kan anslutas på ett enkelt sätt till Infracontrol Online. Då kan systemen rapportera eventuella fel automatiskt, innan de hinner orsaka en störning.

Klicka för större bild

2. Ärendet skickas för åtgärd

Direkt åtgärd
Felanmälan (eller driftlarmet) skickas direkt till den som är ansvarig för att åtgärda felet. Oftast är det en inhyrd drift- och underhållsentreprenör.

Via en handläggare
Ibland måste en felanmälan granskas, godkännas och prioriteras av en handläggare innan ärendet skickas till ansvarig utförare för åtgärd.

Klicka för större bild

3. Utföraren rapporterar

Ärendet klart och avslutat
Utföraren har åtgärdat felet och lämnar en åtgärdsrapport. Kommunen har full kontroll över vad som händer och kan följa upp antal fel, åtgärdstider m.m.

Ärendet kräver vidare åtgärd
Utföraren kan av någon anledning inte åtgärda felet och lämnar därför en rapport om detta. Kommunen kan hela tiden se alla aktiviteter som görs i ärendet.

Klicka för större bild

4. Avslutat ärende

Meddelande skickas till invånaren
Kommunens handläggare avslutar ärendet och ett förkonfigurerat eller manuellt redigerat meddelande skickas till den som anmälde felet, som tack för hjälpen.

Förebyggande underhåll
Felanmälningarna och de tekniska driftlarmen analyseras och ger ett värdefullt underlag för förändringar som kan göra att framtida problem undviks.