O departamento de compras do município de Lund usa a Infracontrol Online para verificar se os fornecedores cumprem o desempenho de entrega acordado. A aplicação permite-lhes fazer o check-in das entregas com rapidez e facilidade e reportar tudo que estiver errado. Isso torna o desempenho da entrega mais claro para os fornecedores, além de fornecer aos compradores dados valiosos durante o acompanhamento.
Os compradores de provisões do município de Lund usam a aplicação da Infracontrol desde agosto de 2019, possibilitando que os funcionários reportem reclamações através dos seus smartphones.
A informação não é passada apenas ao fornecedor (relevant supplier for action) mas também ao gerente de contratos da unidade de compras, (contracts manager for the purchasing unit) o qual recebe exatamente as mesmas informações. Anteriormente, quando o acompanhamento não era tão otimizado, os compradores descobriam problemas tarde demais.
“Naquela época, recebíamos relatórios de falhas por motivos bastante insignificantes. Agora, temos dados sobre escassez, número de reclamações e número de substituições de mercadorias contratadas. Tudo está claro e temos o controlo. Temos mais de 500 pessoas que fazem pedidos várias vezes por semana e não podemos manter diálogo com todos elas, mas podemos aceder aos seus diálogos com os fornecedores e isso é uma clara melhoria”, diz Marie Anzelius, responsável pelas compras de suprimentos do Município.
Relatórios simples, no local
Como compradora de provisões no município de Lund, Marie Anzelius é responsável por contratos e compras de provisões para Lund, 10 municípios periféricos e várias empresas municipais. Como os gerentes do departamento de compras de Lund sentiram que tinham pouco controlo das entregas, procuravam uma forma mais simples de os operadores de pedidos entrarem em contato com o gerente responsável pelo contrato de compra.
“Anteriormente, usávamos um sistema em que os gestores de encomendas enviavam e-mails ou documentos para os compradores em relação a problemas relativos às entregas”, diz Marie Anzelius. “Como queríamos facilitar o contacto, começamos a pensar em criar uma aplicação que permitisse o envio rápido de mensagens. Tornamo-lo o mais claro e simples possível e é impossível cometer erros. “
Atualmente, em vez de ligar para os fornecedores, fazemos reclamações via Infracontrol Online. Os relatórios vêm dos gestores de encomendas no local e Marie tem uma visão geral de quão bem os fornecedores estão cumprindo os acordos.”
Usando a app, os gestores de encomendas podem, no decorrer das suas operações, fácil e rapidamente reportar falhas
Acompanhamento mais eficaz
Os acordos incluem certos itens nos quais os fornecedores se comprometem a não fornecer produtor deficientes, por exemplo, mercadorias cuja embalagem está danificada ou cujas faturas estão erradas, não são consideradas produtos contratuais. Estes podem criar estatísticas sempre que seguem um contrato e rever a ocorrência de desvios antes das discussões com o fornecedor.
“O conhecimento de todos os desvios torna o acompanhamento mais eficaz, pois nós e o fornecedor temos os mesmos dados”, diz Marie Anzelius.
Tornou-se mais fácil para os gestores de pedidos realizarem relatórios de desvios, o que é outra vantagem. Quem deseja denunciar uma falha já não precisa de esperar nem de entrar em longas conversas por email. Já não é necessário entrar em contacto com o fornecedor nem com o gerente de contratos, pois isso ocorre automaticamente.
