En av de största styrkorna med Infracontrol Online är öppenheten, som gör det möjligt att utbyta information med andra verksamhetssystem. Nu finns även en integration med systemet KomMa som används i många kommuner. Det är ett system för teknisk förvaltning där man bland annat hanterar kostnader, tidrapportering och fakturering för de arbeten som utförs. Integrationen förenklar och automatiserar ärendehanteringen så att man kan ge en ännu bättre service till kunderna.
En av de verksamheter som använder KomMa är Servicekontoret i Borås. Mikaela Andersson, som är assistent på avd. Entreprenad, säger att integrationen förenklar administrationen av de arbeten som utförs:
– I KomMa hanterar vi all uppföljning och debitering av utfört arbete, maskintimmar, externa fakturor med mera. Genom integrationen med Infracontrol Online har vi kunnat automatisera och förenkla processen från felanmälan till utförd åtgärd.
Specialister på kommunal förvaltning
KomMa är ett verksamhetssystem från Fristad Konsult AB som är framtaget med fokus på hantering av ekonomi och administration för teknisk förvaltning. Systemet används av ca 70 kunder varav samtliga är kommuner eller kommunala bolag. KomMa är uppbyggt av moduler som är integrerade med varandra men också kan köras var för sig. Exempel på moduler är Fordonsadministration, Förråd, Uthyrning, Båthamn och Transport. En av modulerna är Arbetsorder och är den modul som nu integrerats med Infracontrol Online hos Servicekontoret i Borås.
– Vi har mer än tjugo års erfarenhet inom detta verksamhetsområde och arbetar idag tätt tillsammans med våra kunder för att ständigt vidareutveckla KomMa säger Thomas Lövqvist som är VD på Fristad Konsult AB. En viktig del av det är integrationen med andra system, som till exempel Infracontrol Online. I detta fall förenklar det utförandet och administrationen av alla de arbeten vi utför åt Borås Stad.
Han berättar att modulen Arbetsorder i KomMa ger möjlighet att samla samtliga kostnader för t.ex. ett projekt under arbetets gång. Arbetsordern kan delavslutas för debitering av utfört arbete eller material för att sedan leva vidare och på så sätt hålla ihop uppföljningen för respektive jobb. Kunden debiteras då för samtliga kostnader samtidigt från ett ställe. KomMa Arbetsorder ger också utmärkta möjligheter för uppföljning av utförda jobb eller en hel verksamhet.
Modulen Arbetsorder i KomMa hjälper till att hålla koll på tidsåtgång och kostnader i de ärenden som hanteras i Infracontrol Online.
Full koll från felanmälan till fakturering
Infracontrol Online är hjärtat i många kommuners hantering av ärenden inom den tekniska förvaltningen. Genom att samla in tekniska driftlarm och felanmälningar från invånarna och se till att de automatiskt hamnar hos rätt utförare kan arbetsprocessen förenklas och servicen till invånarna förbättras. Men ibland behövs även stöd för hantering av ekonomin i utförandet av åtgärderna.
– Istället för att utveckla en egen ekonomimodul i Infracontrol Online har vi valt att integrera vår tjänst med befintliga verksamhetssystem, säger Johan Höglund, VD på Infracontrol. Ett av dessa system är KomMa, och integrationen förenklar genom att automatisera hanteringen för de kunder som har tillgång till dessa båda system.
Jonas Bratt är kundansvarig för Servicekontoret i Borås och har varit med och genomfört integrationen. Han berättar kort hur det fungerar i praktiken:
– Ett ärende som skapats i Infracontrol Online överförs till KomMa genom att ange KomMa arbetsorder som ärendeansvarig, varpå en arbetsorder skapas i KomMa. Det gör det möjligt att samla kostnader för arbete, maskiner och material under arbetet med arbetsordern. Genom KomMas arbetsordermodul skapas bokföringsfilen som skickas till ekonomisystemet för fakturering av arbete och material. Det går att ställa in att när ärendet avslutas i KomMa, så avslutas det också i Infracontrol Online, varpå de som begärt återkoppling i ärendet också blir informerade om att arbetet är klart.
