Lidköpings rådhus.
Det är nu ett år sedan Lidköpings kommun började använda Infracontrol Online för att förenkla arbetet i kommunens tekniska förvaltning. Resultatet har blivit en snabbare och bättre service till både invånare och företag, som upplever att kommunen blivit mer tillgänglig och transparent kring felanmälningar och driftsfrågor. Samtidigt har man fått en bättre helhetsbild över läget i kommunen, baserat på aktuell information och sammanställd statistik, vilket blivit en viktig del i det kontinuerliga förbättringsarbetet.
Fredrik Hellström, Digital utvecklare och IT-säkerhetssamordnare i Lidköpings kommun, berättar i denna artikel om kommunens erfarenheter hittills och om sina tankar inför framtiden. Han säger att det idag är kommunens tre tekniska förvaltningar samt vissa kommungemensamma funktioner, som Kontaktcenter och Trygghetscentral, som förbättrat sina processer med hjälp av Infracontrol Online:
– Tjänsten förenklar vårt arbetssätt eftersom det blir tydligare kommunikation och flöde kring ärenden. Vi får alltid samma information som är direkt avgörande för arbetsuppgiften, i form av kartposition, beskrivning och eventuell kontaktperson. Sedan kan utföraren avsluta ärendet på egen hand när åtgärden är genomförd. Det har också skapat en tydlighet kring hur vi via arbetsorder beställer jobb av andra förvaltningar.
Flexibelt system som formas efter behoven
Lidköpings kommun har ca 40 000 invånare varav drygt hälften är bosatta i centralorten. Med sitt läge precis vid Vänern dras också många besökare till kommunen, bl.a. till Kållandsö med Läckö Slott och till Kinnekulle. Fredrik Hellström berättar att man ville förbättra sin service till invånare, företag och besökare:
– Vi identifierade ett antal behov och processer och med det som grund formulerade vi tankar kring ett gemensamt arbetssätt för att hantera felanmälningar och driftinformation. Utifrån detta inventerade vi vilka system som skulle kunna stödja detta arbete.
Ganska snart kom man i kontakt med flera grann-kommuner som använder Infracontrol Online och som rekommenderade att man skulle titta närmare på det.
– När vi insåg flexibiliteten i systemet och möjligheterna att kunna forma det utifrån vårt önskade arbetssätt, istället för att forma arbetssättet utifrån systemet, så blev vi väldigt intresserade.
Därefter sammanställdes en kravspecifikation och en upphandling genomfördes som vanns av Infracontrol.
Bättre samordning ger utökat samarbete
Idag är det drygt 100 användare som arbetar med Infracontrol Online men Fredrik Hellström ser att det antalet kommer att öka i framtiden:
– I dagsläget är det kommunens tre tekniska förvaltningar (Teknisk Service, Samhällsbyggnad, Serviceförvaltningen) samt kommungemensamma funktioner som vårt Kontaktcenter och därtill vår Trygghetscentral. Den senare tillhör egentligen Räddningstjänsten för flera kommuner.
Utifrån den samordning som nu kan ske mellan dessa olika delar börjar man se att information och kännedom sprids inom kommunen, samt att ytterligare verksamheter hör av sig och vill se närmare på möjligheterna att använda Infracontrol.
– Såhär långt tycker vi att Infracontrol Online som system och Infracontrol som leverantör har mött och överträffat våra förväntningar. Vi ser oss fortfarande som “rookies” då vi bara arbetat på det här sättet i cirka ett år. Vi lär oss hela tiden och finner regelbundet nya möjligheter.
Infracontrol Online ger en bra överblick över aktuella ärenden, samtidigt som de som ska utföra åtgärder får tydlig detaljinformation.
Ökad tillgänglighet och bättre service
Fredrik Hellström säger att kommunens invånare uppskattar den förbättrade möjligheten att lämna felanmälningar och synpunkter:
– Vi har träffat väldigt många kommuninvånare, företag och användare och de är väldigt nöjda med att vi som kommun blivit mer tillgängliga och transparenta kring felanmälningar och driftinformation.
Samtidigt har man fått en bättre lägesbild över staden, utifrån den sammanhållna statistiken, något som är viktigt i kommunens kontinuerliga förbättringsarbete och i servicen till invånarna.
– Vi får ofta höra att Lidköpings kommun blivit mer aktiva i hanteringen av felanmälningar och att eventuella problem hanteras snabbare och mer effektivt. Vi levererar helt enkelt en bättre service vilket ju är en av de viktigaste grundfrågorna för oss.
Invånarna bidrar med värdefull information
Lidköpings kommun har genomfört flera kampanjer för att informera invånarna om den nya appen för felanmälan, berättar Fredrik:
– Om vi går tillbaks ett år i tiden så lanserade vi hela tjänsten “Felanmälan och Driftinformation” i Lidköpings kommun i samband med Bomässan i början av oktober 2019. Med ett besökarantal på dryga 10 000 personer så träffade vi väldigt många invånare. Att lansera i oktober, när det börjar bli mörkare tider, gav tydliga effekter: Många ärenden kom in, med stark övervikt mot gatubelysning.
Därför fokuserades en hel del resurser på belysningsärenden, och tillsammans med anläggningsägare och utförare skapades ett bra arbetssätt vilket man nu har som ett “lysande” exempel i kommunen.
Appen gör det enkelt för invånarna att informera kommunen om sådant som behöver rättas till.
Viktigt att möta invånare, företag och besökare där de finns
Lidköpings kommun vill ha en levande dialog med invånare och företag och försöker möta dem där de befinner sig ute i samhället. Men situationen med Covid-19 har gjort att man fått tänka om just kring detta.
– Utöver Bomässan har vi varit ute och träffat människor i andra större publika evenemang. Nu när det inte går på grund av smittorisk arbetar vi med film, en podd, anslag och klistermärken. Det gör vi både ute i samhället och i kommunens olika verksamheter där det rör sig mycket människor.
Det är viktigt att få in så mycket information som möjligt om sådant som behöver förbättras. Det gör att man kan planera och prioritera bättre. En del kommuner är rädda för att ”lova för mycket”, att man ska översvämmas av felanmälningar och synpunkter som man inte kan ta hand om. Men genom att Infracontrol Online gör det enkelt att kommunicera inom ett ärende, får man en konstruktiv dialog med medborgarna där alla hjälps åt att förbättra vardagen.
Många bra idéer om fortsatt utveckling
En viktig del i utvecklingen av Infracontrol Online är alla goda tankar och förslag från användarna. Fredrik och hans kollegor har många tankar om hur man skulle kunna utveckla och förbättra tjänsten:
– Vi skulle vilja utveckla delen kring belysning, eftersom det är vårt största område inom Infracontrol. Vi skulle vilja ha möjlighet att knyta stolpnummer till ärenden och på så sätt få en tydligare historik och därmed lättare kunna hitta återkommande fel.
En annan idé är att använda QR-koder på olika objekt, som t.ex. gatumöbler, för att kunna skapa ett ärende snabbt och enkelt som är klart att skicka direkt. Fredrik nämner också att man har en del idéer kring hur man i tjänstens kartor skulle kunna presentera pågående och planerade aktiviteter i samhället, som till exempel grävarbeten.
– Utöver detta diskuterar vi kring hur vi via Infracontrol Online skulle kunna hämta in och presentera driftstörningar på vår nya kommunwebb.
Sist men inte minst säger han att man har planer på att presentera ärendenas status i den publika kartan med hjälp av symboler och färger, en funktion som nyligen har blivit tillgänglig i tjänsten.
– Det kommer att göra det enklare för invånarna att följa framdriften på olika ärenden och se vad som händer med dem.
Sören Lilja (Lidköping Elnät) och Erik Gustavsson (Park/Gata) har genom Infracontrol hittat nya sätt att samarbeta som gett tydlig effekt i arbetet med kommunens gatubelysning. I korgen förbättrar Niklas Nord på statistiken gällande fungerande lyktstolpar.
Användning inom allt från trygghet till IoT
Just nu håller man på att ta fram ett arbetssätt för att stödja det brottsförebyggande och trygghetsfrämjande arbetet i kommunen, berättar Fredrik.
– Vi kommer att använda Infracontrol Online för rapportering och uppföljning. Det blir en egen app för det, som till en början kommer att användas internt.
Han säger vidare att de också är i startgroparna med satsning på IoT, genom att bygga upp ett LoRaWAN-nät.
– Där ser vi många möjligheter genom att med IoT-lösningar kunna mäta temperaturer, vattenkvalitet, grundvattennivåer, förbrukningsdata med mera.
Några goda råd till andra kommuner
Fredrik avslutar med att ge några råd till andra kommuner som också vill förbättra sin verksamhet:
– Utgå alltid från de behov som finns i berörda verksam-heter och kartlägg deras processer. Involvera berörda medarbetare och låt dem vara delaktiga i att forma de arbetssätt de ska använda i sin vardag. Det är deras kunskaper som lägger grunden för ett bra systemstöd.
Det ger förankring i verkligheten genom att man låter verksamhetens arbetssätt styra, istället för att man får ett system som användarna måste anpassa sig till. Fredrik Hellström betonar till sist vikten av att arbetet måste vara en laginsats. Det lönar sig att med omsorg se över vilka personer som bör vara delaktiga i projektet, både strategiskt och kunskapsmässigt.
