Foto: Arkivbild
På Utbildningsförvaltningen i Partille kommun arbetar ett tjugotal vaktmästare för ett stort antal skolor och förskolor i kommunen. Sedan april i år har man använt Infracontrol Online för att förenkla och förbättra sin service. Personal, lärare och rektorer kan skicka in en felanmälan via Infracontrols mobilapp och ärendet vidarebefordras sedan till rätt vaktmästare snabbt och smidigt. Förutom att man får bättre överblick och kan ge snabbare service upplever organisationen också att man får mer ordning och reda i verksamheten och en lugnare och bättre arbetsmiljö.
Stefan Lundgren, arbetsledare för vaktmästarna på Utbildningsförvaltningen i Partille, berättar om fördelarna med Infracontrol Online:
– Vi hade pratat länge om att vi behövde ha ett bra ärendehanteringssystem. Då valde vi Infracontrol Online eftersom vi där kunde skräddarsy och anpassa efter våra behov istället för att ta in andra fasta paketlösningar. Infracontrol Online är mer flexibelt och det var något som passade oss väldigt väl. Nu är det lättare att hålla ordning och reda och vi kan enkelt se vilka ärenden vi kan plocka till oss, där vi har bättre kontroll och en bra överblick över vilka ärenden som bör prioriteras.
Bättre arbetsmiljö
Utbildningsförvaltningen i Partille har ett stort ansvarsområde. Förutom utbildningsverksamheten inom förskola, grundskola, särskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola har man också ansvaret för förskoleverksamhet och skolbarnomsorg. Dessutom tar man hand om viss kommunal vuxenutbildning, undervisning i svenska samt uppdragsutbildningar. Tillsammans omfattar det verksamhet i ett trettiotal skolor.
I vaktmästarorganisationen arbetar tjugo vaktmästare. Tidigare togs felanmälningar och beställningar emot via telefonsamtal, mejl eller genom lappar i korridorerna. Nu är det mer ordning och reda, berättar Stefan Lundgren:
– Vi är många vaktmästare i kommunen i olika verksamhetsområden, så allt blev lite huller om buller. Alla vaktmästare delade på en och samma mejladress, i samma verksamhetsområde. Nu är det uppdelat i två geografiska verksamhetsområden.
Med Infracontrol Online får vaktmästarna en bra överblick och full kontroll på alla ärenden och kan fokusera på att lösa problemen i rätt ordning. Man samlar samtidigt värdefull statistik för senare analys och uppföljning.
– Infracontrol Online bidrar till en bättre arbetsmiljö för oss. Vi får en bra överblick över samtliga jobb där vi kan plocka och prioritera. Det är mycket lättare än att få snabba muntliga beställningar. Allt är samlat på ett och samma ställe, det blir ordning och reda och vi kan skicka feedback när ärendet är löst, säger Stefan Lundgren.
De flesta ärenden handlar om praktiska saker i vardagen, som t.ex. svårigheter med att stänga fönster, torkskåp som saknar handtag, brandsläckare som saknas eller AV-teknik och utrustning som behöver uppdateras. Genom Infracontrol Online kan personalen också beställa saker som till exempel bord eller ny teknisk utrustning.
Enkelhet ökar engagemanget
Att Infracontrol Online är en flexibel tjänst där det finns möjlighet att ändra och lägga till kategorier var något som Utbildningsförvaltningen i Partille såg som en stor fördel.
Detta gjorde att Partille kunde komma igång snabbt utan att behöva lägga alltför mycket tid på att strukturera och konfigurera systemet. Sedan tjänsten började användas har man kunnat se ett ökat engagemang hos personalen – som numera är flitiga med att felanmäla.
– Det är alltid en vanegrej innan man känner sig bekväm med ett verktyg eller en tjänst. Jag ville därför uppmuntra personalen att skicka in sina felanmälningar oavsett kategori om man skulle vara osäker.
För bara några dagar sedan skickade en lärare ett ärenden för första gången och insåg att det var jättesmidigt, säger Stefan Lundgren.
Skulle en felanmälan mot förmodan hamna i fel kategori kan man alltid redigera det direkt i systemet. Det viktigaste är att ärendet hamnar under rätt skola eller förskola.
Visa artikel som PDF
